Evernote como herramienta de productividad

Desde hace cerca de 10 años tuve mi primer acercamiento a Evernote y mi primera impresión fue que era un bloc de notas adicional al que tenía mi Windows de esa época. En ese momento no le dí mucha importancia a lo que esta nueva aplicación podía hacer y lo usaba muy poco, principalmente para tomar notas básicas sin mayor complejidad y dejé esta aplicación de lado. Fue a comienzos del 2016 cuando retomé mis pasos con Evernote y pensé en darle una oportunidad a esta aplicación como mi asistente en mi camino por el mundo de la productividad y ha sido hasta el momento, una de las mejores decisiones que he podido tomar ya que se ha convertido en una de mis herramientas de cabecera para mantener mi productividad al máximo.

Actualmente utilizo la versión Evernote 6.13.3 en mi Mac OS High Sierra 10.13.2, así como las versiones móviles en mi iPhone y mi iPad con iOS 11.2.1 y la versión para Apple Watch.  

Mi forma der gestionar las notas que tengo en Evernote, es mediante etiquetas y cuadernos (Notebooks), los cuales en mi caso los tengo clasificados de acuerdo a los temas que requiero para mi vida personal y profesional, por ejemplo: Salud, Finanzas, Blog, Casa, Material de consulta, Intereses, Tarjetas de presentación, Productividad, Project Management, Trabajo, etc.

Las etiquetas (Tags) son una parte importante en la gestión de notas ya que permiten ser un índice que facilite las opciones de búsqueda de las notas que se encuentran en los cuadernos. La clasificación de las notas por medio de etiquetas me facilita el aplicar el método GTD (Getting Things Done) para optimizar mi productividad diaria, entre mis etiquetas tengo las siguientes: .referencia, .estudio, finanzas, salud, trabajo, ver, leer, revisar, etc. De esta manera puedo organizar las notas en las que almaceno los videos que voy a ver más tarde (tag: ver), los artículos que me interesa leer después (tag: leer), los artículos o documentos pdf que quiero conservar como material de consulta (tag: .referencia), entre otras opciones. Cada vez que creo una nueva nota en Evernote, la nombro con la siguiente estructura: mes, día, año - Nombre de la nota, etiquetas asociadas, y la guardo en el libro correspondiente. Por ejemplo: 01042018 - Artículo Evernote, Tag: .blog, Notebook: Blog.

Evernote cuenta con un excelente motor de búsqueda, el cual permite encontrar prácticamente cualquier texto dentro de cualquier nota, incluyendo aquellas notas que hemos hecho con nuestra escritura a mano, busca dentro de documentos pdf también que hayamos podido agregar a nuestras notas e incluso es capaz de encontrar texto dentro de imágenes que se encuentren adjuntas en las notas. Teniendo en cuenta este excelente motor de búsqueda, la organización de las notas por medio de las etiquetas permite que sean encontradas con mucha facilidad y rapidez.

Dentro de los muchos usos que le doy a mi herramienta Evernote, se encuentra el de poder utilizarlo como un gestor de contactos, gracias a su capacidad de almacenar las tarjetas de presentación. Cada vez que recibo una tarjeta de presentación le tomo una foto desde Evernote y el sistema me detecta automáticamente la mayoría de la información que contiene la tarjeta como el nombre, el cargo, la empresa, el teléfono y el correo electrónico, con una precisión casi asombrosa. Adicionalmente almacena la tarjeta como una imagen también, por lo que tengo la información de facil acceso, incluso puedo activar una llamada al contacto desde Evernote, y la tarjeta original con sus imágenes, logos, etc.

Otra de las funcionalidades que más aprovecho de Evernote es la que me permite crear notas desde el correo electrónico, simplemente tengo que enviar un correo electrónico a la cuenta de correo que he configurado en mi Evernote y automáticamente me crea una nota en mi Inbox (es el nombre del cuaderno que tengo por defecto para todas las notas en Evernote, antes de moverla a su cuaderno adecuado), con el asunto del correo, me crea el título de la nota y el contenido del correo se convierte en el contenido de la nota. Si le agrego algunos comodines al asunto del correo, Evernote puede detectar que etiquetas le quiero asignar a la nota y en que cuaderno la quiero guardar también.

Al arrastrar y soltar un cuaderno sobre otro, Evernote automáticamente me crea una pila (stack) de estos cuadernos y asigna como nombre de la pila, el nombre del cuaderno “destino” seguido de la palabra stack. Esto permite agrupar los cuadernos que tengan algún tipo de relación, y de esta manera organizar aún más los cuadernos y las notas dentro de Evernote. Esto es especialmente útil cuando utilizas Evernote como una herramienta para  gestionar proyectos, algo en lo que profundizaremos más en otro artículo.

En conclusión, he encontrado en Evernote, una herramienta que me permite ir a una forma de trabajo comúnmente llamada “paperless”, ya que actualmente escaneo prácticamente todos los documentos que llegan a mis manos y los que no deba mantener de forma física son eliminados una vez son digitalizados y almacenados en Evernote. 

Tengo acceso a prácticamente toda la información que requiero de una forma ágil y precisa, y en cualquier momento que la requiera ya que Evernote almacena todo en la nube y puedo utilizarlo desde cualquiera de mis dispositivos o simplemente desde un navegador web también.

La estructura de notas, cuadernos, etiquetas y pilas con la que trabajo actualmente, me permite tener claridad en la información que tengo y acceder a ella fácilmente. Evernote es una excelente herramienta con la que puedo mejorar mi forma de trabajar, aumentar mi productividad, reducir mis tiempos muertos, y reducir la cantidad de espacio físico asignado a documentos y archivos.