Project Management en la gestión del cambio

Muchos de nosotros venimos acostumbrados a trabajar en la gestión de proyectos bajo la directriz del PMI, utilizando para ello la guía del PMBOK, la cual se encuentra actualmente en la sexta edición y próximamente vendrá la séptima edición, que viene con un cambio de paradigma enorme. Precisamente estos cambios se encuentran un poco enfocados en como se debe pensar en gestionar los proyectos actualmente, por ejemplo más enfocados en las relaciones un poco menos en la documentación, más enfocados en la agilidad y un poco menos en los procesos, siempre orientados a la satisfacción del cliente y la obtención de resultados.

En ciertas oportunidades nos enfrentamos a unos cambios en las empresas que trabajamos, como por ejemplo la necesidad de reducir los tiempos de implementación en los proyectos de software o la necesidad de reducir la documentación generada a lo largo del proyecto, para optimizar los tiempos de las personas que realizan las labores propias de ejecución del proyecto, así como minimizar la burocracia que se genera durante el desarrollo del proyecto y el involucramiento de los diferentes stakeholders en mayor o menor medida, según se requiera.

Cuando se nos presentan dichos cambios, debemos comenzar a realizar una transición entre nuestra forma de gestionar los proyectos y los nuevos requerimientos o necesidades de cambio que sugiere la empresa, para ello debemos tener claro que no es algo que se pueda manejar de la noche a la mañana, debemos planear una estrategia efectiva para poder llevar a cabo dichos cambios de la manera menos traumática posible para todos los interesados.

Es importante considerar que todos los proyectos deben contar con documentación, se puede reducir a una mínima expresión pero debe igual mantenerse, debido a que documentos como las lecciones aprendidas son fundamentales para una base de conocimiento de proyectos para la compañía, para futuros proyectos que puedan evitar errores del pasado y para preservar el conocimiento. Documentación como la matriz de requerimientos que nos permite mantener un seguimiento de las necesidades de los stakeholders y el avance de cada uno de los mismos es importante preservarla durante el proyecto, así mismo como el acta de inicio del proyecto que nos permite tener claro el horizonte del proyecto y las directrices que nos mantienen en el camino correcto. Esos documentos son solo como referencia de documentación mínima que se debe mantener.

Debemos presentar a la alta dirección, un plan de gestión del cambio enfocado en nuestro proyecto donde se exprese claramente cuáles son los objetivos que podemos ir abordando durante nuestro proyecto y la manera cómo lo podremos realizar, idealmente presentando unas actividades claras enfocadas en la gestión del cambio, con su respectiva duración y responsable. Estas actividades fácilmente pueden integrarse dentro de nuestra carta gantt y mantenerlas presente durante la ejecución del proyecto de manera que podamos controlar recursos y tiempos asociados a ellas.

Ya finalizando podemos decir que la gestión del cambio debe ser afrontada desde el mismo momento en que la empresa la requiera y nosotros como profesionales de la dirección de proyectos nos encontramos en la capacidad de afrontar esta nueva situación desde ese momento y gestionarla correctamente. Los directores de proyecto en algún momento hemos pasado por esta situación o la tendremos que enfrentar en eventualmente. Lo importante es tener claro cómo afrontarla sin afectar nuestro proyecto y gestionarla con la debida atención y cuidado.